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アーカイブとはどんな意味?Gmailやインスタグラムなどでの機能と併せてご紹介

アーカイブとはどんな意味?Gmailやインスタグラムなどでの機能と併せてご紹介

GmailやOutlookなどを使用している最中、「アーカイブしました」などのメッセージが表示されることがあります。画面に「アーカイブ」と表示されるアイコンを見つけて「どうやって使うのだろう?」と疑問に思ったことはありませんか?この記事では、アーカイブという言葉の意味や、混同されがちな「バックアップ」との違い、各アプリケーションやツールにおけるアーカイブ機能の使い方についてご紹介します。

アーカイブとは

そもそも、「アーカイブ」とはどのような意味や語源を持つ言葉なのでしょうか。アーカイブという言葉の意味と、IT分野におけるアーカイブの使われ方についてご紹介します。

アーカイブの意味

アーカイブ(archive)とは、「公文書」や「保存記録」、「記録保管場所」、「〜を保管する」などの意味を持つ英語です。元はラテン語の「アルキウム」という言葉が語源で、「もはや日常では使用しないが、後年利用するために保管される書類」という意味で使われていました。そこから発展して、ITの分野では「専用の保存領域を設け、そこへデータを安全に保存しておくこと」をアーカイブと言います。

アーカイブの種類

アーカイブという言葉は「データそのものを安全に保存する場合」と、「データを含んだファイルを圧縮する場合」の2種類で使われることがあります。

「データを安全に保存する」という意味でのアーカイブは、電子文書などのデータを長期間安全に管理・保存しておくことを指します。一方で「ファイル圧縮」という意味でのアーカイブは、データをZIPのような圧縮ファイル形式で保存することです。

「データを保存する」という点ではどちらも変わりませんが、保存の目的や方法が異なります。このため、単に「アーカイブ」と言われたときには、どちらを指しているのか確認すると良いでしょう。

アーカイブとバックアップの違い

「アーカイブ」に似た意味を持ち混合しやすい言葉として、「バックアップ」が挙げられます。「アーカイブ」はあくまでも、差し当たり使用する予定のないデータを、安全に長期間保存することが目的です。一方で「バックアップ」は、システム障害などの不測の事態に備えて最新の状態を記録して、復旧に役立てるために行います。アーカイブとバックアップは、利用目的や保存対象が異なると考えましょう。

アーカイブ機能の使い方

身近なアプリケーションやツールにも、アーカイブ機能を備えたものが多くあります。ここでは、Gmailやインスタグラムなどでアーカイブ機能を使う方法をご紹介します。 実際にアーカイブ機能を使い、さまざまなツールをより活用しましょう。

Gmailの場合

Gmailを起動したら、受信トレイなどのフォルダ内にあるアーカイブしたいメールにチェックを入れます。その後、「アーカイブ」のアイコンをクリックしましょう。スマホの場合は、メールを左右のいずれかにスワイプすることですぐにアーカイブの処理を実行できます。

アーカイブの操作を行うと、アーカイブ済みのメールは受信トレイには表示されなくなるため、メールを削除しなくても受信トレイを整理することが可能です。アーカイブしたメールは、「すべてのメール」フォルダから確認できます。

間違えてアーカイブしてしまったなど、一度アーカイブしたメールを受信トレイに再度戻したい場合は、アーカイブ済みのメールにチェックを入れて「受信トレイに移動」アイコンをクリックしましょう。

Outlookの場合

Outlookの場合もバージョンにより多少違いはありますが、アーカイブ操作の方法はGmailとほぼ同じです。アーカイブしたいメールを選択し、アーカイブアイコンをクリックすることでメールをアーカイブできます。このとき、アーカイブアイコンではなくBackSpaceキーを押す操作でも、メールのアーカイブが行えます。

インスタグラムの場合

写真投稿SNSのインスタグラム(Instagram)でも、投稿のアーカイブが可能です。アーカイブした投稿はプロフィールやタイムラインに表示されなくなり、他人からは見えなくなります。

インスタグラムでは、投稿した写真の上にあるメニューアイコンから「アーカイブに移動」を選択することでアーカイブが可能です。アーカイブした投稿は、自分のプロフィール画面の右上にある時計のアイコンから確認することができます。

アーカイブした投稿を通常表示に戻したい場合は、投稿の右上にある「オプション」アイコンをタップして「プロフィールに表示」を選択しましょう。

まとめ アーカイブ機能を上手に活用しよう

アーカイブは、増え続けるデータを整理して、可能な限り長期保存しておくための機能と考えて差し支えありません。特に、メールの数が多くなってきたので整理したいと考えている場合は、メールを削除せずに整理できるアーカイブ機能を使いこなせると便利です。「今は使わないが保管しておきたいデータが増えてきた」「データの整理をして使いやすい環境にしたい」と考えている方は、データの削除だけでなく、アーカイブ機能も積極的に活用するようにしましょう。

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